Jobdesk Sekretaris Organisasi Definisi dan Peran

Sebagai salah satu profesi yang penting dalam sebuah organisasi, sekretaris memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab yang harus diemban. Terkait dengan hal ini, dalam sebuah organisasi, sekretaris berperan sebagai asisten penting bagi pimpinan organisasi dalam menjalankan tugas-tugasnya.

Sebagai seorang sekretaris, Anda harus memahami tugas atau pekerjaan apa yang harus Anda lakukan demi kelancaran organisasi.

Jobdesk atau job description untuk seorang sekretaris organisasi dapat meliputi beberapa tugas. Pertama-tama, sekretaris organisasi ditugaskan untuk mengatur jadwal, catatan, dan rapat yang berhubungan dengan pimpinan organisasi.

Selain itu, ia juga harus mengorganisir dokumen dan informasi penting yang berkaitan dengan organisasi. Jobdesk Sekretaris organisasi juga meliputi tugas menyiapkan laporan keuangan, memanajemen anggaran, dan juga menerima tamu atau tamu undangan pimpinan organisasi.

Pentingnya Jobdesk Sekretaris Organisasi

Mengapa jobdesk sekretaris organisasi begitu penting didalam sebuah organisasi? Karena tanpa tugas dan tanggung jawab yang jelas, organisasi bisa saja berjalan dengan tidak termonitor dengan baik. Tanpa sekretaris yang kompeten dan cukup pengalaman dalam mengatur jobdesk sekretaris organisasi, maka organisasi bisa menjadi kacau balau dengan tidak adanya koordinasi yang tepat.

Melalui tugas dan tanggung jawab yang jelas, sekretaris organisasi dapat memastikan bahwa dokumen dan informasi penting yang berkaitan dengan organisasi dapat dikelola dengan baik.

Selain itu, jobdesk sekretaris organisasi juga berperan dalam hal penyelenggaraan rapat yang efektif dan memberikan support administratif. Dengan demikian, penting bagi pimpinan organisasi untuk memperhatikan jobdesk sekretaris organisasi dengan cukup serius.

Jobdesk Sekretaris Organisasi Selengkapnya

Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan jobdesk sekretaris organisasi yang perlu diperhatikan:

• Membuat jadwal dan menyusun dokumen-dokumen penting

Sebagai seorang sekretaris, Anda harus membuat jadwal yang jelas dan terstruktur untuk aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan pimpinan organisasi. Selain itu, Anda juga harus dapat menyimpan dan mengatur dokumen-dokumen penting dan berkas yang berkaitan dengan organisasi Anda.

• Membuat laporan atau informasi keuangan

Seorang sekretaris organisasi harus dapat membuat laporan keuangan secara teratur dan akurat. Tugas ini melibatkan pembuatan laporan keuangan harian, bulanan, dan tahunan yang berkaitan dengan keuangan organisasi.

• Manajemen anggaran

Sekretaris organisasi juga bertugas untuk mengatur anggaran organisasi. Seorang sekretaris organisasi harus memastikan bahwa anggaran tersedia dan cukup untuk menggerakkan kegiatan organisasi.

• Perencanaan dan penyelenggaraan rapat

Sekretaris organisasi memberikan support untuk rapat dengan pimpinan organisasi dan tim. Sebagai bagian dari jobdesk sekretaris organisasi, Anda harus dapat mengatur jadwal rapat, merencanakan sumber daya yang dibutuhkan, serta membuat laporan yang diperlukan.

• Menyiapkan jadwal tamu

Sebagai penanggung jawab dari tamu atau tamu undangan, seorang sekretaris organisasi harus memastikan bahwa jadwal dan pertemuan tamu atau tamu undangan dengan pimpinan organisasi dapat berjalan dengan baik.

• Mengatur perjalanan bisnis

Tugas ini berkaitan dengan pengurusan untuk permohonan perjalanan atau izin perjalanan bisnis oleh pimpinan organisasi atau tim terkait.

• Menangani panggilan masuk dan surat keluar

Sebagai penghubung antara pimpinan organisasi dan pihak luar, sekretaris organisasi berkewajiban dalam menangani telepon, surel, dan pesan lainnya yang masuk menjadi tugas sehari-hari

• Menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi

Sekretaris organisasi juga harus menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi penting yang berkaitan dengan organisasi. Tugas ini mencakup menjaga semua dokumen dan formulir kerahasiaan yang harus diamankan di kantor.

• Menyediakan dukungan administratif

Selain menjalankan tugas-tugas utama, sekretaris organisasi juga harus dapat memberikan dukungan administratif untuk kelancaran operasional organisasi. Hal ini mencakup seperti membuat agenda, membuat presentasi, dan koordinasi kegiatan administrasi.

• Menangani permasalahan organisasi

Seorang sekretaris organisasi harus dapat memahami situasi dan kondisi yang ada di organisasinya. Sekretaris organisasi juga harus dapat menangani masalah-masalah yang mungkin muncul dalam organisasi.

Kesimpulan

Jobdesk sekretaris organisasi merupakan hal yang sangat penting untuk meningkatkan kinerja organisasi yang baik. Dengan sedikit pengalaman dalam bidang organisasi, tugas yang dihadapi oleh seorang sekretaris bisa dijalankan dengan profesional dan dapat melepaskan beban pimpinan dan tim secara keseluruhan.

Maka, organisasi bisa berjalan dengan lebih efektif, dikarenakan semua aspek manajemen telah ditangani dengan mengikuti jobdesk sekretaris organisasi yang sesuai.

Leave a Reply